NÕUANDED PRINTIMISEKS

8 võimalust Canoni printeritega turvaliseks printimiseks

Olenemata sellest, kas töötate kontoris või teete kaugtööd, näitame siin, kuidas saate kasutada Canoni PIXMA ja MAXIFY printeri funktsioone, et printida turvaliselt ja kaitsta tundlikku või konfidentsiaalset teavet.
Canon MAXIFY printer on kontoris kirjutuslaual, samal ajal kui taustal vestleb omavahel inimrühm.
Tagasi kõikide artiklite juurde

Turvalised printimislahendused on tänapäevases töökeskkonnas hädavajalik nõue. Soov hübriidtöö ja sisukamate mobiilsete lahenduste järele esitab jätkuvalt nõudmisi võrkude ja nendega ühendatud seadmete – sealhulgas printerite – turvalisusele.

Olenemata sellest, kas seda kasutatakse arvete väljatrükkimiseks, lepingute kopeerimiseks või tundlike dokumentide skaneerimiseks, on kõik-ühes-printer jätkuvalt kontori keskpunkt. Juurdepääs mitmele kasutajale mitmes asukohas toob ettevõttele mugavust, kuid suurendab samal ajal ka küberturbe riske.

Kuidas saab siis toota paberkoopiaid, kui neid on vaja, kuid samas kaitsta konfidentsiaalset teavet ja säilitada üldist andmeturvet?

Nagu Canon Europe’i tooteturunduse spetsialist Zubair Rahim selgitab, on uusimatel Canon MAXIFY ja PIXMA printeritel mitmeid turvalisi printimisfunktsioone. „Kui kasutate mõnda MAXIFY GX-seeria printerit, näiteks kodukontorimudeleid GX4050 ja GX3050 või väikekontorimudeleid GX5050, GX6050 ja GX7050, siis saate nautida mitte ainult suurt tootlikkust, vaid ka suurt printimise turvalisust,“ ütleb ta.

Isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) ja muude andmekaitse-eeskirjade järgimine kogu maailmas tähendab, et ettevõtted peavad tagama isikuandmete turvalisuse ja privaatsuse. Printerid kujutavad endast siinkohal potentsiaalset nõrka kohta, mis võimaldab loata juurdepääsu konfidentsiaalsetele andmetele. Kuigi see oleneb pigem protsessidest kui ettevõtte kasutatavast riistvarast, on Canoni uusimatesse printeritesse sisse ehitatud mitu funktsiooni, mis suurendavad printimise turvalisust ja vähendavad andmekaitse nõuete rikkumise ohtu.

Siinkohal toome välja peamised sammud, mida saate võtta, et tagada turvaline printimine ja kaitsta tundlikke dokumente.

1. Turvaline pilvest printimine ja pilve skannimine Cloud Linki kaudu

Kasutaja skannib dokumenti Canon MAXIFY printeriga, hoides üht sõrme printeri juhtpaneeli lähedal.

Dokumentide salvestamine, juurdepääs neile ja nende haldamine pilveteenuse kaudu on kaugtöötajatele turvalisem ja lihtsam. Tänu Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link’ile saab dokumente printida ja skannida sellistesse teenustesse nagu Google Drive™ ja Microsoft OneDrive® otse printerist.

Arvutis või sülearvutis delikaatsete andmete hoidmisega on seotud arvukalt riske. Seade võidakse varastada või sellesse sisse häkkida ning andmesalvestusriistvara võib rikki minna või kahjustuda. Andmete ja dokumentide salvestamine pilves annab täiendava kaitsekihi ning võimaldab Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Linki kaudu turvalist printimist ja skannimist populaarsetesse pilveteenustesse.

„Cloud Linkile pääseb ligi printeri ekraani kaudu, kui see on sellega varustatud, või kasutades Canon PRINT rakendust nutitelefonis,“ selgitab Zubair. „Organisatsioonid saavad dokumente hoida Google Drive™, Dropbox™, Evernote® ja Microsoft OneDrive® jagatud kontol tsentraalselt, nii et ei ole vaja hoida mitut lokaalset koopiat.“

Google Classroom™ on nüüd integreeritud ka Cloud Linki, mis annab õpetajatele ja õpilastele võimaluse printida jagatud dokumente ja skannida otse Google Drive’i kausta printerist.

2. Määrake administraatori parool

Canon MAXIFY printer asub laual laialipillutatud paberite kõrval.

Valitud Canon PIXMA ja MAXIFY printeritel on võimalik määrata administraatori parool ja lubada ainult volitatud isikutele juurdepääsu printeri ekraanile ja funktsioonidele.

Lihtne ja mugav võimalus on seadistada administraatori parool, et piirata loata juurdepääsu printerile võrgupõhiste Canon MAXIFY ja PIXMA printerite puhul. Administraator saab seadistada printerile kuni 20 volitatud kasutajat, kellele igaühele saab määrata individuaalse parooli. Ilma paroolita jääb ekraan lukustatuks. See aitab tagada, et printerit ei saa kasutada ega selle seadeid muuta keegi, kes lihtsalt printeri juurde jalutab. „See on eriti kasulik turvaelement printerite puhul, mis asuvad avalikus ruumis,“ ütleb Zubair. „See tähendab, et saate seadistada kõik Wi-Fi- ja LAN-seadistused ning lukustada need kõik administraatori parooliga.

Samuti saate kontrollida, mida lubatud kasutajad saavad teha. Saate näiteks piirata kopeerimist ainult mustvalgele või piirata skannimisfunktsioone, näiteks skannimist USB-mäluseadmele (kui see on kohaldatav) või juurdepääsu pilvele printeri ekraani kaudu.“

3. Kasutage kõiki Remote UI võimalusi

Käsi hoidmas nutitelefoni, kus on avatud rakendus Canon PRINT, ja laual on Canon MAXIFY printer.

„Rakendus Canoni PRINT on peamine tööriist printeriga suhtlemisel, olenemata sellest, kas te töötate eemalt või kontoris, võimaldades printida, skannida, kopeerida, kontrollida logisid, muuta turva- ja printeri seadeid,“ ütleb Zubair. Rakendus on saadaval Androidis ja iOSis.

Lisaks turvaliste printimisfunktsioonide võimaldamisele printeris endas on võimalik seadet ja kasutajaid kaugjuhtida Canoni Remote UI abil.

Kaugjuhtimisliidest saab kasutada otse veebibrauseri või rakenduse Canon PRINT kaudu. See võimaldab teil konfigureerida printeri seadeid, käivitada hooldusülesandeid ja, mis on väga oluline, muuta paroole, piirata juurdepääsu ja konfigureerida printeri turvalisuse autentimisprotokolle.

„Kõiki neid protokolle saab hallata Remote UI kaudu,“ lisab Zubair. Samuti on muudetavad „AirPrint“ ja „Bonjour“ seaded ning viisid, kuidas inimesed saavad printerile ligi. See võib olla kasulik, kui olete kindlas asukohas, olgu see siis kontor või kodu, ja soovite, et printerit kasutaksid ainult selle asukoha kasutajad – saate piirata IP-juurdepääsu ja lubada seadmega ühendust ainult nendel IP-aadressidel, mida te tunnete ja mida te usaldate.“

4. Jälgige tööde logi

Canon MAXIFY printerist ilmub väljatrükk kontorilauale, mille ümber on kuhjatud paberid. Taustal istub töölaudade taga viis inimest.

Canon MAXIFY GX4050 on varustatud 2,7-tollise LCD-puuteekraaniga, mida saab kasutada administraatori parooli määramiseks, kasutajate haldamiseks ja tööde ajaloo kuvamiseks.

Kui olete printeri administraator või põhikasutaja ja kahtlustate, et keegi kasutab seadet vääralt või pääseb sellele ligi, kuigi tal ei ole selleks luba, saate selle kindlaks teha printeri tööde logi abil.

„See on lihtne prinditööde ajalugu, mis võimaldab jälgida ebatavalist printimiskäitumist,“ selgitab Zubair. „Nii et kui printimistöid on ebatavaliselt palju või need käivad läbi ajal, mil te teate, et keegi ei pidanud printerit kasutama, siis (eeldusel, et olete seadistanud administraatori parooli) saate printeril, mis on sellega varustatud, juurdepääsu tööde logile ekraanil.“

5. Tugevdage turvalisust automaatsete püsivara uuendustega

Kirjutuslaual seisab Canoni MAXIFY printer, mille kõrval on lamp, sülearvuti, ekraan, toataim ja kirjatarbed.

Printeri püsivara uuendused võivad sisaldada turvaparandusi, seega tasub kontrollida, et printeri püsivara versioon oleks ajakohane. Saate uuenduse paigaldada käsitsi, kuigi mõned mudelid, sealhulgas Canon MAXIFY GX3050, saavad seda teha automaatselt.

Püsivara uuendamine nutitelefonis, tahvelarvutis või arvutis on tänapäeva elu rutiinne osa ning ka printerite jaoks on mõnikord saadaval mitmesugused uuendused.

Varem pidite kas järgima ekraanil kuvatavaid juhiseid uusima püsivara installimiseks või kontrollima printeri püsivara versiooni seadmes endas. Võisite seda ka käsitsi uuendada, kasutades Remote UI-d või kontrollides Canoni tugiteenust, et näha, kas uus versioon on välja antud.

„Nüüd on mõnedel uusimatel printeritel, näiteks Canon MAXIFY GX3050 ja Canon MAXIFY GX4050, automaatsed püsivara uuendused,“ märgib Zubair. „Need mudelid tagavad, et uusimad uuendused on paigaldatud.“

6. Aktiveerige originaali eemaldamise meeldetuletus

Tundliku teabe kaitsmine on oluline kaalutlus, kui kasutate kõik-ühes-printeri skanneri- või kopeerimisfunktsiooni. Ülilihtne on näiteks kogemata jätta klaasile mõni dokument, mille kõrvaline isik võib hiljem leida.

Selle probleemi lahendamiseks pakuvad paljud uued Canoni multifunktsionaalsed printerid nüüd võimalust seadistada meeldetuletus, mis kutsub teid üles originaaldokumenti eemaldama.

„Kui olete selle funktsiooni sisse lülitanud,“ selgitab Zubair, „kuvab printer ekraanil meeldetuletuse ja annab umbes minut pärast skannimist või kopeerimist helisignaali, et olete jätnud dokumendi printeri plaadile.“

7. Vesimärgi lisamine templi/tausta printimisega

Kui prindite konfidentsiaalseid dokumente, siis pakub Canon PIXMA ja MAXIFY printerite mudelite malli/tausta printimise funktsioon lisaturvalisust.

„See on peaaegu nagu dokumendi vesimärk,“ ütleb Zubair. „Templifunktsioon võimaldab printida dokumendi andmete taha väga kerget teksti või Bitmap-templit. Saate valida näiteks kuupäeva, kellaaja või kasutajanime, mis võimaldab teil rõhutada dokumendi tundlikku olemust ning jälgida ja jälgida kaduma läinud koopiaid.“

8. Turvaline printimine TLS 1.3 krüptimisega

Inimene asetab paberilehe Canon MAXIFY printeri skannerisse.

Kuigi seda ei kasutata tavaliselt kodukontoris, on IP-aadresside filtreerimine funktsioon, mis on saadaval paljudes Canon PIXMA ja MAXIFY printerites. See võimaldab piirata, millised IP-aadressid saavad printerile printimiseks või seadete muutmiseks ligi pääseda.

Krüpteerimisprotokolli „Transport Layer Security“ (TLS) uusim versioon on kiirem ja pakub paremat turvalisust printeri ja ruuteri ühendamisel. Canon on tutvustanud TLS 1.3 tuge Canon MAXIFY GX4050 ja GX3050 mudelites.

„Eelmine versioon – TLS 1.2 – on endiselt turvaline ja on kõige sagedamini võrgus kasutatav krüpteerimisprotokoll,“ kinnitab Zubair, „kuid me võtame oma seadmetes kasutusele TLS 1.3, et tagada nende vastavus paremale krüptimisele, millega kaasaegsed seadmed on varustatud.“

„Erinevalt paljudest praktilistest turvalistest printimisfunktsioonidest, mida oleme oma MAXIFY ja PIXMA mudelites kasutusele võtnud, ei pruugi mõned kasutajad isegi märgata selliseid funktsioone nagu TLS 1.3 krüptimine andmekaitse tagamiseks ja WPA3 tugi, mis parandab ühenduvust ja võrgu kaitset selliste turvariskide eest nagu pealtkuulamine ja võltsimine. Kuid me teeme neid täiendusi taustal, et tagada trükkimise suurem turvalisus.“

Praegusel pideva ühendusega ajastul on oluline tagada, et tundlik teave oleks kaitstud. Canoni printerite turvaelemendid ja -funktsioonid aitavad tagada, et printimine oleks võimalikult turvaline ja et trükitud dokumentides sisalduv teave oleks turvaline.



Autor: Marcus Hawkins

Seotud tooted

Seotud artiklid

  1. Google, Google Classroom ja Google Drive on Google LLC kaubamärgid ning seda saiti ei ole Google heaks kiitnud ega ole sellega mingil viisil seotud.
  2. Dropbox on ettevõtte Dropbox, Inc. kaubamärk.
  3. Evernote on Evernote Corporationi registreeritud kaubamärk.
  4. Microsoft OneDrive on Microsoft Corporationi registreeritud kaubamärk USAs ja teistes riikides.